Cabinet Campeau Vinet Gauthier – Politique de confidentialité

Chez Campeau Vinet Gauthier CPA Inc., nous accordons une grande importance à la protection des renseignements personnels de nos clients, employés et partenaires. Nous nous engageons à assurer la confidentialité et la sécurité des informations que nous collectons dans le cadre de nos activités, en conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé en vigueur au Québec.

En nous fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez les termes de cette politique et consentez à leur collecte, utilisation et conservation conformément aux règles en vigueur.

À propos de Campeau Vinet Gauthier CPA Inc.

Fondé en 2000, Campeau Vinet Gauthier CPA Inc. est une entreprise qui offre des services de certification, comptabilité, fiscalité et de gestion-conseil avec une approche personnalisée et humaine.

Nous nous engageons à protéger vos renseignements avec la même rigueur que nous appliquons à la gestion de votre comptabilité et de vos obligations fiscales.

1. Consentement

1.1 Engagement à la protection de la vie privée

Nous prenons l’engagement de protéger la vie privée de nos utilisateurs. Nous recueillons et utilisons les informations personnelles uniquement avec leur consentement explicite et dans le respect des lois applicables.

1.2 Acceptation des termes de notre politique

En accédant à notre site web www.cvgcpa.ca ou en nous fournissant des informations personnelles, vous acceptez les termes de notre politique de confidentialité. Cela inclut votre consentement à la collecte et à l’utilisation de vos informations personnelles conformément à cette politique.

1.3 Droit de retrait du consentement

Vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment. Cependant, cela est soumis à certaines restrictions légales ou contractuelles. Nous vous informerons des conséquences possibles de ce retrait, telles que l’impossibilité de fournir certains produits ou de traiter certaines demandes. Votre décision de retrait sera enregistrée dans nos dossiers.

1.4 Exceptions au besoin de consentement

Dans certaines circonstances exceptionnelles, nous pouvons recueillir, utiliser ou divulguer des informations personnelles sans obtenir préalablement votre consentement. Cela peut se produire dans des situations où des impératifs juridiques, médicaux ou de sécurité rendent l’obtention de votre consentement impossible ou peu pratique. Ces situations comprennent, mais ne sont pas limitées à, les cas de suspicion de rupture de contrat, la prévention ou la détection de fraude, ou les besoins liés à l’application de la loi.

2. Collecte de renseignements personnels

2.1 Nous recueillons des renseignements personnels via divers moyens, tels que:

Courriels et communications avec nos bureaux : Correspondances avec nos clients, partenaires et autorités fiscales.
Formulaires de demande en ligne : Dépôt de documents, dépôts de candidatures et demandes de consultation/prise de contacts via notre site web.
Portail client : Utilisation du portail client (CCH iFirm) pour le dépôt de documents financiers et fiscaux, pour la signature de documents (via DocuSign) et autres.
Plateformes et logiciels en ligne : Utilisation de plateforme en ligne pour le partage de documents, base de données et autres informations et fichiers informatisés en ligne (ex : Google Drive, Dropbox, Stripe, etc.)
Logiciels comptables et fiscaux : Utilisation d’outils spécialisés pour la préparation des états financiers et mandats de certification, de préparation des déclarations fiscales, de la tenue de livres et du traitement des salaires.
Appels téléphoniques et rencontres en personne : Discussions relatives aux services comptables et fiscaux offerts.
Documents physiques et électroniques : Transmission de relevés financiers, fiscaux, pièces justificatives et autres documents comptables.
Cookies et technologies similaires sur notre site web : Amélioration de l’expérience utilisateur et gestion des préférences des visiteurs.

Nous collectons uniquement les renseignements nécessaires à nos services, en conformité avec la réglementation applicable.

2.2 Nous pouvons également recueillir des informations via des tiers, tels que :

Des institutions financières et bancaires, dans le cadre de la gestion des états financiers et des obligations fiscales.
Des agences gouvernementales et organismes réglementaires (ex. Revenu Québec, Agence du revenu du Canada) afin de traiter les obligations fiscales et comptables de nos clients.
Des logiciels comptables et fiscaux utilisés pour la gestion des déclarations de revenus, la tenue de livres et l’analyse financière.
Des clients ou employeurs, lorsqu’ils nous fournissent des renseignements sur leurs employés ou fournisseurs dans le cadre d’un mandat comptable ou fiscal.
Des prestataires de services en infonuagique qui hébergent les dossiers comptables et fiscaux en toute sécurité.
Des agences de recrutement, plateformes de recrutement et réseaux sociaux professionnels pour la gestion des candidatures et le recrutement.
Des consultants et experts externes (ex. : fiscalistes, notaires, avocats, etc.) pour des dossiers nécessitant une expertise spécialisée.
Des fournisseurs de solutions de cybersécurité, qui assurent la protection des renseignements personnels et financiers contre les menaces informatiques.
Une entreprise de gestion de la relation client (CRM) qui aide à organiser et à analyser les interactions avec les clients.
Un prestataire de logistique gérant la livraison des produits et recueillant des informations sur les destinataires.

3. Types de renseignements personnels collectés

3.1 Nous recueillons divers types de données, y compris mais sans s’y limiter à :

Identifiants personnels : Nom, prénom, adresse postale, adresse courriel, numéro de téléphone, date de naissance.
Renseignements financiers et fiscaux : Revenus, relevés bancaires, numéro d’assurance sociale, déclarations fiscales, dossiers de crédit (si applicable), informations relatives à la comptabilité d’entreprise et à la paie.
Renseignements professionnels : Employeur, titre du poste, historique d’emploi (si pertinent à nos services)
Renseignements techniques ou numériques : Adresse IP, métadonnées de connexion lorsque vous utilisez nos services en ligne (ex : portail client sécurisé)
Renseignements relatifs à la conformité légale : Informations requises pour respecter les obligations fiscales et réglementaires (ex : déclarations de revenus, documents pour les audits).
Données de santé : Nous ne collectons pas de données de santé ou d’informations médicales sauf si elles sont nécessaires pour des raisons fiscales (ex : crédits d’impôts liés à la santé).

3.2 Vie privée des enfants

Nous ne collectons ni ne sollicitons sciemment les informations personnelles d’enfants de moins de 14 ans. En utilisant notre site Web, vous déclarez être âgé d’au moins 14 ans. Si vous avez moins de 14 ans, nous vous prions de ne pas essayer de nous envoyer des informations personnelles. Si nous découvrons que nous avons recueilli par inadvertance des informations personnelles d’un utilisateur de moins de 14 ans, nous tenterons de supprimer immédiatement ces informations de nos fichiers et dossiers. Nous encourageons également les utilisateurs mineurs du site Web âgés de 14 ans ou plus à demander la permission à leurs parents ou tuteurs avant d’envoyer toute information les concernant sur Internet.

Si vous pensez qu’un enfant de moins de 14 ans nous a fourni des informations personnelles, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées fournies dans la section suivante.

4. Utilisation des renseignements personnels

4.1 Nous utilisons vos renseignements personnels pour une gamme d’activités essentielles :

Traitement des dossiers comptables, fiscaux et financiers : Gestion des registres comptables, préparation des états financiers, analyse financière et tenue de livres.
Préparation et production de documents fiscaux : Déclarations de revenus pour particuliers et entreprises, relevés fiscaux (T4, T5, RL-1, etc.), rapports de taxes (TPS/TVQ) et tout autre document requis pour la conformité fiscale.
Communication avec les autorités fiscales et organismes réglementaires : Transmission d’informations à Revenu Québec, l’Agence du revenu du Canada et tout autre organisme compétent, lorsque requis par la loi ou avec le consentement du client.
Gestion de la relation client : Réponse aux demandes d’informations et aux requêtes, administrer les contrats de service, gérer les mandats, ainsi que pour assurer la facturation, le traitement des paiements et l’émission des reçus.
Respect des obligations légales et réglementaires : Vérification d’identité et conformité aux obligations professionnelles et légales applicables aux firmes comptables, ainsi que conservation des dossiers clients conformément aux réglementations en vigueur.
Inscriptions et participations : Gestion de vos inscriptions à des événements, formations, infolettres, téléchargements depuis notre site web, ou participation à des webinaires.
Gestion des ressources humaines : Pour la gestion interne et l’administration des ressources humaines, le recrutement, les contrats de travail, la gestion des salaires et des avantages sociaux.
Amélioration de l’expérience utilisateur : Exploitation, maintien et amélioration de notre site web, personnalisation de votre expérience en ligne, et fourniture de services et d’informations demandées.
Communication et information : Envoi de mises à jour réglementaires, de bulletins d’information et d’invitations à des formations ou webinaires pertinents, ainsi que la gestion de l’abonnement à notre infolettre, avec possibilité de se désabonner à tout moment.
Gestion de compte utilisateur : Gestion de votre compte utilisateur pour accéder à diverses fonctionnalités sur notre Portail client.

Ces utilisations visent à enrichir votre expérience avec nos services et à faciliter une interaction efficace avec notre organisation.

4.2 Nous offrons diverses options pour vous permettre de contrôler et de limiter la collecte de vos renseignements personnels. Ces options comprennent :

Gestion des cookies : Notre site vous permet de refuser ou de personnaliser l’utilisation des cookies. Veuillez noter que le blocage de certains cookies peut affecter l’accessibilité et la fonctionnalité de notre site.
Consentement granulaire : Dans la majorité des situations, lorsque nous recueillons des renseignements pour des fins spécifiques, vous avez la possibilité de consentir uniquement à certaines utilisations de vos données.

Il est important de noter que certaines de ces options peuvent limiter votre accès à toutes les fonctionnalités de notre service. Par exemple, en refusant certains cookies, certaines parties de notre site Web peuvent ne pas fonctionner comme prévu, ou en choisissant de ne pas créer de compte, certaines fonctionnalités de personnalisation peuvent ne pas être disponibles.

5. Partage et divulgation des renseignements personnels

5.1 Les renseignements personnels collectés par notre organisation sont accessibles à des catégories spécifiques de notre personnel et à certaines organisations partenaires, dans le but de fournir nos produits et services de manière efficace. Par exemple :

Service client : Accède aux informations partagées et nécessaires pour répondre aux demandes.
Département TI : Accède aux données techniques pour le support et la maintenance.
Partenaires de livraison : Reçoivent les adresses pour la livraison des commandes.
Prestataires de services de paiement : Accèdent aux informations financières pour le traitement des transactions.
Responsables de la sécurité des renseignements personnels et des données : Accèdent aux informations pour assurer la sécurité et la protection des données contre les accès non autorisés ou les cyberattaques.
Consultants juridiques : Utilisent les données pour s’assurer de la conformité avec les lois et règlements en vigueur.
Fournisseurs de service infonuagique : Hébergent les données sur des serveurs sécurisés, permettant le stockage et la récupération des informations.
Partenaires de recherche et développement : Accèdent à certaines données pour collaborer sur de nouvelles innovations ou améliorations de produits/services.
Agences de recouvrement : Dans les cas de défaut de paiement, certaines informations peuvent être partagées avec des agences de recouvrement externes.

Nous veillons à ce que ces informations soient utilisées exclusivement pour les finalités énoncées et dans le respect de la confidentialité. Les transferts de données hors Québec sont effectués dans le cadre de collaborations internationales, tout en assurant une protection adéquate des renseignements conformément aux lois en vigueur.

6. Liens vers d’autres sites web

6.1 Notre site web peut contenir des liens vers des sites web tiers

Lorsque vous suivez ces liens, vous quittez notre site web. Les informations échangées à ce moment-là ne sont plus soumises à notre politique de confidentialité. Nous vous recommandons de prendre connaissance des déclarations de confidentialité des autres sites web que vous visitez avant de fournir toute information.

7. Sécurité des renseignements personnels

7.1 Mesures de sécurité pour la protection des renseignements personnels

Pour assurer la sécurité et la confidentialité des renseignements personnels, Campeau Vinet Gauthier CPA Inc. adopte des mesures de sécurité rigoureuses, comprenant à la fois des aspects physiques et technologiques. Voici quelques exemples concrets :

Sécurité physique : Utilisation de systèmes de verrouillage électronique et de serrures de sécurité pour l’accès aux bureaux, armoires et classeurs, et restriction de l’accès aux zones où les données personnelles sont conservées.
Contrôles d’accès : Limitation de l’accès aux données personnelles aux employés autorisés uniquement.
Formation du personnel : Sensibilisation régulière du personnel aux meilleures pratiques de sécurité des données.
Cryptage des données : Protection des données sensibles à l’aide de techniques de cryptage avancées.
Surveillance et détection des intrusions : Mise en place de systèmes pour surveiller toute activité suspecte et détecter les intrusions potentielles.

Ces mesures visent à protéger les renseignements personnels contre tout accès, utilisation ou divulgation non autorisés, et à maximiser leur intégrité et leur confidentialité. Bien que nous fassions tout notre possible pour protéger vos données personnelles, il est important de garder à l’esprit qu’aucune méthode de transmission via Internet ou de stockage électronique n’est sûre à 100 %. Nous ne pouvons donc pas garantir leur sécurité absolue.

7.2 Engagement du personnel et du conseil d’administration

Chaque employé, administrateur, bénévole, entrepreneur indépendant ou conseiller travaillant au sein de notre organisation s’engage à respecter les informations personnelles que nous recueillons. De plus, ces personnes s’engagent à maintenir la confidentialité des informations propres à nos activités et à ne pas les divulguer ou en faire un usage personnel ou au profit d’autrui. Cet engagement existe dès l’entrée en fonction de l’employé, du directeur, du bénévole, de l’entrepreneur indépendant ou du conseiller ad hoc et se poursuit indéfiniment.

8. Conservation et destruction de renseignements personnels

Nous ne conserverons vos données personnelles que pour la durée nécessaire aux fins énoncées dans cette politique de confidentialité. Nous les conserverons et les utiliserons dans la mesure où cela est nécessaire pour respecter nos obligations légales, pour résoudre des litiges et pour faire appliquer nos politiques juridiques.

Nous conserverons également les données d’utilisation à des fins d’analyses internes. Ces données sont généralement conservées pendant une période plus courte, sauf si elles sont utilisées pour renforcer la sécurité ou améliorer la fonctionnalité de notre site web, ou si nous sommes juridiquement obligés de les conserver plus longtemps.

9. Vos droits

9.1 Reconnaissance et respect de vos droits

Dans le cadre de notre politique de confidentialité, nous reconnaissons et respectons les droits fondamentaux des personnes concernées par les renseignements personnels que nous détenons. Ces droits comprennent :

Droit d’accès : Les individus ont le droit de consulter les informations personnelles que nous détenons à leur sujet. Par exemple, un client peut demander à voir les données collectées lors de son inscription à notre service.
Droit de rectification : Si des informations sont inexactes ou incomplètes, les personnes concernées peuvent demander leur mise à jour. Par exemple, un employé peut demander la correction de son adresse postale erronée dans nos dossiers.
Droit à la portabilité : Les personnes concernées ont le droit de demander que leurs renseignements personnels informatisés soient fournis dans un format technologique structuré et couramment utilisé. Elles peuvent également demander que ces renseignements soient transmis directement à une autre organisation autorisée. Ce droit s’applique aux informations personnelles recueillies directement auprès de l’individu, ou générées par ses activités au sein de notre service. Par exemple, un utilisateur peut demander que l’historique de ses transactions soit transféré à un nouveau fournisseur de service dans un format compatible.
Droit à la désindexation : Les personnes peuvent demander que leurs renseignements personnels soient retirés de la diffusion ou que tout hyperlien associé à leur nom soit désindexé, dans le cas où cette diffusion leur cause un préjudice ou est en violation de la loi ou d’une ordonnance judiciaire. Ce droit à l’effacement ou à l’oubli permet aux individus de contrôler la disponibilité de leurs informations personnelles sur internet.
Droit de déposer une plainte : En cas de préoccupations concernant le traitement de leurs données, les individus peuvent déposer une plainte conformément à notre processus établi.

Sous réserve des lois applicables, sur réception d’une demande écrite d’une personne et après vérification de son identité, nous informerons la personne si nous détenons des renseignements personnels à son sujet et lui communiquerons ces renseignements.

Nous pouvons refuser à une personne l’accès à ses informations conformément aux lois en vigueur, auquel cas nous motiverons son refus.

Pour faciliter ces droits, les coordonnées de notre responsable de la protection des renseignements personnels sont clairement indiquées pour toute question ou préoccupation. Ces mesures garantissent que les individus peuvent exercer leurs droits en toute confiance et transparence.

10. Modifications de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter les changements dans nos pratiques ou les exigences légales. Les modifications seront publiées sur notre site Web. Nous vous encourageons à consulter régulièrement cette politique de confidentialité pour vous tenir informé de tout changement.

11. Contact

Toute demande ou question au sujet de cette politique de confidentialité peut être envoyée à la personne responsable de la protection des renseignements personnels à l’adresse suivante :

Par courriel : rh@cvgcpa.ca
Par courrier postal à l’adresse suivante :
Campeau Vinet Gauthier CPA Inc.
1711, boul. des Laurentides
Bureau 202
Laval (Québec) H7M 2P5

Dernière mise à jour le 10 mars 2025.